Klubbfunktionalitet i Oxtract
Skrivet av David Svantesson   
2006-11-30

Redan idag använder vi Oxtract för att administrera och skicka ut tävlings- och debiteringssammanställningar till medlemmarna i vår klubb. Vi sammanställer också klubbens poängpris och en hel del annan statistik via Oxtract.  Tanken är att fler klubbar ska kunna få möjlighet att använda den här tjänsten i Oxtract. Det kommer antagligen krävas en del anpassningar för att det ska kunna användas av andra klubbar. Vi kan inte idag säga när den här klubbfunktionaliteten blir såpass färdig vad gäller funktion och säkerhet så att andra klubbar kan börja använda tjänsten. Den här artikeln beskriver kort vilka klubbfunktioner som i huvudsak är klara och används av oss idag och vad som kan tänkas läggas till inom en överskådlig framtid, för att ge en liten bild av hur det kan användas. För att läsa om klubbfunktionerna, klicka på läs mer.

 

Betatestare

Om det finns några som redan nu vill testa tjänsten, tar vi gärna emot några (kanske 3-4 st) betatestare. Dessa får då möjlighet att undersöka och komma med feedback om vad som fungerar bra/dåligt och vilka ytterligare funktioner som skulle behövas. Man kan antagligen använda det redan nu för riktiga sammanställningar, men vi ger inga garantier om att saker ska fungera i dagsläget.

För att få testa tjänsten gäller följande:

  • Du som klubbadministratör ska ha godkänt från din förening att det är ok
  • Skicka ett mail till Den här e-postadressen är skyddad från spam bots, du måste ha Javascript aktiverat för att visa det enligt följande:
  • För att vi ska veta att du verkligen har befogenheter som krävs ska mailet skickas från den mailadress som ligger i Klubben Online, eller någon annan adress som går att hitta på er hemsida (och är styrelsemedlem eller liknande)
  • Ange följande: Namn på klubben det gäller. Användare som ska ha tillgång till tjänsten.
Om vi låter dig bli betatestare skickar vi en bekräftelse på du kan börja använda tjänsten.

 


De sidor och funktioner som klubbfunktionaliteten omfattar beskrivs var för sig nedan (förhoppningsvis i en logisk ordning).

 

Startsida

Klubbadministrationen har en startsida. Här finns en lista med de senaste tävlingarna som någon i klubben deltagit i. Det finns också länkar till alla de funktioner som klubbadministratören kan använda.

 

Tävlingslista

I tävlingslistan visas alla de tävlingar någon i klubben har deltagit i (se bilden nedan). För varje tävling visas en summering för den debitering som  är inlagd på klubbens löpare. Debiteringen för en tävling kan man ändra genom att klicka på tävlingen.

tävlingslista

 


Debitering av tävling

För varje tävling klubben har sprungit finns en sida där man kan lägga in debitering för klubbens löpare. Vi har utgått från att den som debiterar har en faktura för varje tävling där han kan se varje persons kostnad och totalsumman som klubben har betalt. För varje löpare visas klass, tid (t.ex Ej start) och den debitering som finns inlagd på personen och tävlingen för tillfället (se bilden nedan). Den information om debitering som kan läggas in för en löpare är både kostnad och subvention för dessa poster: anmälningsavgift, efteranmälningsavgift, brickhyra och övrig avgift. Det går att stänga av en del av dessa avgifter vilket kommer beskrivas senare i den här artikeln. För varje person visas också summan av avgifterna och subventionerna. Ändring av debiteringen för en eller flera personer kan göras på några olika sätt. Ett sätt är att fylla i de värdena på kostnader/subvention man vill ändra till och trycka på spara. Vill man ändra en viss post till samma värde för många personer på en gång kan man markera de personer man vill ändra ("Mar.") och fylla i det man vill ändra under "För markerade personer:". Vill man lägga till en övrig avgift måste man alltid använda det. För övrig avgift bör man också lägga in någon specificering av vad avgiften gäller, t.ex bussningsavgift. Övriga avgifter som är inlagda kommer sedan visas  (där "Inga övriga kostnader" står nu, bild saknas tyvärr), och man kan där ta bort en övrig avgift.

 

tvlingsavgifter

 

 

 

För att man inte ska behöva fylla i avgift och subvention för alla deltagare på en tävling, finns det en funktion för att beräkna den för alla samtidigt (se bilden nedan). Det här ska man göra det första man gör när man lägger in avgifterna för en tävling eftersom den här funktionen raderar allt som finns tidigare på tävlingen. Funktionen används genom att man helt fyller i de kostnader som gäller för just den här tävlingen (om de är annorlunda jämfört med de förinställda) och trycker på "Beräkna avgifter för tävlingen". Här vill man naturligtvis att den ska beräkna subventioner av tävlingsavgifter också. Själva har vi en funktion som beräknar rätt subvention för just vår klubb, men vet inte nu hur vi ska göra för olika subventioneringsregler i andra klubbar. Vi kommer dock inom kort lägga till rutor för subvention så man åtminstone kan börja med samma värden för alla i en åldersgrupp.

  beräknaavgifter

 

För att klubbadministratören ska kunna kontrollera att han debiterat rätt för tävlingen, behövs till sist en summering av nuvarande värden (se bild nedan). Det man antagligen har störst behov av här är att jämföra totalsumman av avgifter som är inlagda på tävlingen och totalsumman av avgifter som står på fakturan. Om siffrorna stämmer överens har man förhoppningsvis debiterat alla avgifter rätt.

tvlingsummering

 

 

 

Debiteringslista över personer

När man lagt in debiteringen för varje tävling, kan man kolla hur mycket avgifter och subventioner varje person har totalt. Man kan välja om man vill visa alla personer eller bara de med något resultat eller de som har debitering. För varje person visas ungefär samma data som för tävlingarna. Precis som man kunde lägga till övriga avgifter för tävlingar, kan man lägga in övrig debitering för varje person, som inte är kopplat till någon tävling (se bilden nedan). Man markerar helt enkelt de personer man vill lägga till avgiften för och skriver in en specificering och ett datum för debiteringen. När man lagt in en övrig debitering visas alla inlagda debiteringar under "Övriga debiteringar", och man kan ta bort de om man vill.

vrigdebitering

 

 

På denna sida visas även en summering över all debitering som finns inlagd (bilden nedan). Eventuellt kommer denna bli mer centralt placerad bland klubbadministrationssidorna.

summeringtotal

 

 

 
Spara Summeringar av nuvarande debitering

För att man ska kunna spara den debiteringsinformation som redan finns inlagd, och samtidigt kunna visa totalsumma för bara det man lägger in efter en viss tidpunkt, finns möjlighet att lägga nuvarande debitering i en "summering" (nedan visas en bild där nuvarande summeringar visas och hur man lägger till en nu). Ett sätt att använda den här funktionen är man ska kunna visa all debitering över året, men samtidigt visa summa över hur mycket det var efter våren och efter hösten t.ex. Det går inte att göra detta genom att kolla på datumen för tävlingarna, eftersom fakturorna kan komma efter olika lång tid. Den här funktionen är just nu under utveckling. 

summering

 

 

 
Familjer

Kanske vill man att debiteringarna ska summeras ihop för varje familj. För detta finns det funktioner för att skapa familjer och lägga in medlemmar i varje familj. Familjerna visas (och summeras) i personlistan beskriven ovan och epost-funktionen som beskrivs nedan. 

 

Skicka debitering till medlem

Till sist måste man skicka debiteringen till medlemmen så att denne kan betala för sina avgifter till klubben. Det vi idag framförallt använder för detta är e-post. Det finns en sida där man kan lägga in epost-adresser för medlemmarna. De epost-adresser som läggs in kommer naturligtvis inte användas av oss på annat sätt än det klubbarna själva behöver det till. Vid skickandet av mail kan klubbadministratören ställa in många saker. Det går att specifiera till vilka mailet ska gå (alla, bara de med resultat, bara de med debitering), ämne för mailet, meddelande för mailet, om en pdf-fil med resultat och debiteringssammanställning ska bifogas och vilket år och debiteringssummeringar som ska användas vid beräkningar av resultat respektive debitering. För att varje person ska få ett mail som ger relevant information för just den personen, kan man använda taggar i ämne och meddelande. En tagg är t.ex "[Förnamn]" som när mailet skickas byts ut mot förnamnet på personen mailet skickas till. De viktigaste taggarna är antagligen de som gör att man kan visa personens debitering. Det går också med taggar specifiera olika innehåll för personer som har en familj respektive de som inte har det. Innan mailet skickas visas en förhandsgranskning av hur mailet kommer se ut. 

skickaepost

 


Oftast är det inte alla medlemmar i klubben som har mail. Det enda man kan göra då i dagsläget är att kolla i debiteringslistan för person och tala om det till medlemmen. Om någon har en bra idé hur man ska göra med medlemmar utan mail, hör gärna av er.

 

Inställningar

Det finns en sida där man kan göra massa olika inställningar. Här kan man ställa in vilka avgifter och subventioner man vill använda och visningsinställningar för olika sidor. Man kan också ställa in om man vill stänga av användning av familjer. Här kan man också skriva in ett standardämne och standardmail som man vill börja från när man ska skicka ett nytt mail.

 

Utveckling

Vi har en beräkning och visning av poängpris som inte är beskrivet ovan, men kommer läggas in i klubbfunktionerna. I övrigt får du gärna höra av dig, om du har tankar eller idéer om klubbfunktionerna. Skicka ett mail till Den här e-postadressen är skyddad från spam bots, du måste ha Javascript aktiverat för att visa det

 

Personuppgifter

De tävlingskostnader som läggs in för klubbens medlemmar kommer endast vara tillgänglig för klubbadministratören och medlemmen (och ev. medlemmens familj). De mailadresser som eventuellt läggs in kommer inte spridas eller användas av oss.

Senast uppdaterad ( 2006-12-02 )
 
< Föregående   Nästa >

Snabbsök

Logga in